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Che cos’è un wiki?
Un wiki è un insieme di pagine che ogni persona autorizzata può leggere e modificare da sé, direttamente nel browser. Il più noto è Wikipedia. Nel suo wiki, un’azienda raccoglie ciò che altrimenti è sparso fra teste, messaggi di posta e cartelle: istruzioni, procedure, sapere sui clienti, elenchi di controllo.
Ne conoscete già uno.
Wikipedia è un wiki. Ogni articolo è una pagina, gli articoli si rimandano l’uno all’altro, una ricerca li trova, e nella cronologia di ogni articolo figura chi ha cambiato che cosa e quando. Non è scritto da una redazione ma dalle persone che conoscono l’argomento.
Un wiki aziendale funziona esattamente nello stesso modo, con due differenze: è chiuso, e vi entrano soltanto i vostri collaboratori. E non è un’enciclopedia ma il manuale della vostra azienda: come si scrive un’offerta da voi, come si riavvia il riscaldamento del magazzino, chi è di picchetto, che cosa deve succedere con un cliente nuovo.
Da dove viene la parola
«Wiki wiki» è hawaiano e significa «presto». Il programmatore Ward Cunningham diede quel nome al suo software nel 1995, perché permetteva di creare e modificare una pagina senza giri. Il nome è rimasto, e anche il principio: chi sa qualcosa la scrive, e tutti gli altri la trovano.
Forse non cercate affatto un «wiki».
Pochissimi cercano un wiki. Cercano il problema: una casa per le istruzioni, una base di conoscenze, un posto dove tenere la documentazione. Quasi sempre si intende la stessa cosa.
| Che cosa si cerca | Che cosa si intende, e come un wiki lo risolve |
|---|---|
| Base di conoscenze | Un luogo per ciò che l’azienda sa, in cui si può cercare e che tengono aggiornato quelli che sanno. È esattamente un wiki. |
| Gestione della documentazione, tenere la documentazione | Mantenere aggiornate istruzioni, procedure e manuali anziché perderli fra versioni di file. In un wiki c’è una versione valida e la cronologia dietro. |
| Un posto dove tenere istruzioni e documenti | Non alberi di cartelle ma pagine con una ricerca e collegamenti. I file riposano dove sono spiegati; la ricerca legge anche il loro contenuto. |
| Manuale interno, manuale aziendale, manuale d’esercizio | Il manuale che non è mai finito perché tutto cambia continuamente. Come wiki, lo modificano tutti, senza attendere che un’impaginazione sia approvata. |
| Documentazione dei processi, istruzioni di lavoro | Come una cosa si fa da voi, scritto in un solo posto. Con approvazioni a quattro occhi là dove serve un controllo. |
| Inserimento, formare i nuovi collaboratori | Una pagina con elenchi di controllo a cui mandare i nuovi arrivati, anziché spiegare tutto uno per uno. |
| Un intranet per una piccola azienda | Notizie, elenco telefonico, formulari, istruzioni. In una piccola azienda un wiki copre tutto l’intranet. |
| Controllo dei documenti secondo ISO 9001 | Chi ha approvato, quando, e che cosa c’era prima? In un wiki entrambi figurano nella cronologia, senza moduli aggiuntivi. |
| Una FAQ per il personale, «dove si trova che cosa?» | Le domande che ritornano sempre, risposte una volta e trovabili da tutti. |
In breve: chi cerca una di queste cose cerca un wiki, anche se la parola non è mai comparsa.
Vi dice qualcosa?
In quasi ogni azienda il sapere riposa in posti dove non si trova quando serve.
Quale versione conta?
L’istruzione riposa tre volte sull’unità: «Istruzione», «Istruzione nuova» e «Istruzione nuova definitiva 2». Nessuno sa esattamente quale sia quella giusta.
Lo sa soltanto la signora Meier.
E la signora Meier è in vacanza. Oppure ha lasciato l’azienda, e con lei è partito tutto ciò che non è mai stato scritto.
La nuova collega lo chiede per la decima volta.
Non per disattenzione, ma perché non è scritto in nessun posto. Ogni risposta costa tempo a due persone.
Era in un messaggio di posta.
Del 2019, a tre persone, due delle quali sono partite. Chi non ha ricevuto il messaggio non sa.
Foglietti attaccati allo schermo.
Il numero del picchetto, che cosa fare in caso di interruzione di corrente, il contatto presso il fornitore: su pezzi di carta che prima o poi cadono.
Ognuno fa diversamente.
Poiché la procedura non è mai stata scritta, ognuno ha la sua. Il cliente se ne accorge, al più tardi.
Un wiki risolve questo con un mezzo semplice: esiste un luogo in cui ciò che l’azienda sa è scritto, e tutti sanno dov’è.
Come funziona un wiki aziendale.
Bastano sei termini, e conoscete tutto il principio.
Pagina
Un argomento, una pagina: «Regolamento delle vacanze», «Impianto presso il cliente Muster AG», «Interruzione di corrente nel magazzino». Vi sta del testo, volentieri con tabelle, immagini ed elenchi di controllo, come in un documento Word.
Spazio e albero delle pagine
Le pagine riposano in spazi, per esempio «Personale», «Clienti», «Tecnica». Dentro uno spazio si ordinano come capitoli e sottocapitoli. A sinistra, quell’albero è sempre sotto gli occhi.
Collegamento
Le pagine si rimandano l’una all’altra, come su Wikipedia. L’istruzione di consegna rimanda all’elenco di controllo, l’elenco alla pagina del cliente. Si clicca fino alla meta.
Ricerca
Un campo di ricerca in alto trova ogni parola su ogni pagina, anche dentro i PDF e i file Word allegati. Non dovete sapere dove una cosa riposa, soltanto che cosa cercate.
Versione
Ogni salvataggio produce una nuova versione. Vedete chi ha cambiato che cosa e quando, e riportate una versione precedente con un clic. Per questo nulla può essere rotto.
Diritti
Chi può leggere e modificare che cosa lo stabilisce l’amministratore, per spazio. L’elenco dei salari lo vede la contabilità, l’istruzione d’installazione tutti.
Unità di rete, posta elettronica o wiki?
L’unità di rete e la posta hanno il loro posto: i file appartengono a un deposito, le domande rapide a un messaggio. Per ciò che un’azienda deve sapere durevolmente, nessuno dei due vale molto.
| Wiki | Cartella su un’unità di rete | Posta elettronica | |
|---|---|---|---|
| Dove riposa? | su una pagina che ogni persona autorizzata può vedere | in file che bisogna aprire | nelle caselle di singole persone |
| Quale versione conta? | sempre quella attuale, le precedenti nella cronologia | spesso più copie affiancate | una risposta da qualche parte nella discussione |
| Chi ha cambiato che cosa? | ogni modifica con un nome e un’ora | soltanto la data di modifica del file | non ricostruibile |
| Trovare le cose | una ricerca su tutte le pagine e gli allegati | i nomi dei file sì, il contenuto spesso no | soltanto nella vostra casella |
| Nuovi collaboratori | si mettono al corrente da sé | devono chiedere dove riposano le cose | non vedono i vecchi messaggi |
| In viaggio, su un telefono | nel browser | secondo l’installazione | sì |
Che cosa ha il suo posto in un wiki aziendale.
Tutto ciò che più di una persona deve sapere e che non cambia ogni settimana.
Mestieri e installazione
Istruzioni d’installazione, gli impianti presso ogni cliente, elenchi di controllo per la consegna, il turno di picchetto, che cosa fare in caso di guasto, fornitori e contatti.
Ufficio, fiduciaria, amministrazione
Procedure come la chiusura mensile, i termini, i modelli per lettere e offerte, i contatti presso le autorità, come è regolato ogni programma.
Studio medico e sanità
Il piano d’igiene, le istruzioni per gli apparecchi, le procedure d’emergenza, gli ordini, chi sostituisce chi. Nessun dato di paziente; quelli appartengono al programma dello studio.
Associazioni e società
Verbali, statuti, come si organizza la manifestazione annuale, chi occupa quale carica e che cosa un successore deve sapere. Perché il nuovo tesoriere non ricominci da zero.
Informatica
Rete, server, stampanti, che cosa fare per quale guasto, quale licenza scade quando. Il campo classico, e raramente ben documentato.
In ogni azienda
L’inserimento dei nuovi collaboratori, il regolamento delle vacanze e delle spese, l’elenco telefonico, «dove si trova che cosa», le risposte alle domande che ritornano sempre.
I programmi di wiki noti.
I wiki esistono da trent’anni, e la maggior parte delle aziende ne ha incontrato uno senza accorgersene. Per ciascuno di questi sistemi abbiamo una pagina che lo confronta con ThurWiki.
MediaWiki e Wikipedia
Wikipedia funziona su MediaWiki. Raro in azienda, perché bisogna imparare una notazione propria (il wikitesto) e gestirlo da sé. MediaWiki a confronto →
Confluence
Il wiki aziendale più diffuso, di Atlassian, di regola accanto a Jira. Data Center cessa il 28 marzo 2029. Confluence a confronto →
Notion
Apprezzato per gli appunti e le piccole squadre, con banche dati e modelli. I dati riposano presso il fornitore negli Stati Uniti. Notion a confronto →
DokuWiki e XWiki
Due wiki liberi da gestire da sé: DokuWiki leggero e senza banca dati, XWiki grande ed estensibile. DokuWiki · XWiki
BookStack
Ordina il contenuto in scaffali, libri e capitoli. Apprezzato per la sua semplicità; mancano le sottopagine a profondità libera. BookStack a confronto →
SharePoint e OneNote
Per molti già compresi nell’abbonamento Microsoft. Il wiki classico di SharePoint non viene più sviluppato, e gli appunti finiscono in OneNote. SharePoint a confronto →
Non sapete ancora quale vi convenga? La panoramica dei software wiki mette undici sistemi affiancati su tredici criteri. Chi ne ha già uno e vuole cambiare trova i passi sotto migrazione di un wiki.
Che cosa porta alla vostra azienda.
Meno domande ripetute
La risposta è scritta una volta anziché detta dieci volte. Chi chiede riceve un collegamento anziché una spiegazione.
Inserimento più rapido
I nuovi collaboratori si mettono al corrente da sé e pongono domande precise, anziché trattenere lo stesso collega ogni giorno.
Il sapere resta nell’azienda
Anche quando qualcuno è in vacanza, si ammala o se ne va. Ciò che è scritto non parte con lui.
Procedure coerenti
Tutti fanno nello stesso modo perché è scritto nello stesso modo. Il cliente lo nota dal fatto che ci sono meno errori.
Ricostruibile
Chi ha cambiato che cosa, quando, e chi l’ha approvato? Questo aiuta nel quotidiano e negli audit ISO 9001.
Raggiungibile da ogni luogo
Nel browser, in ufficio come in cantiere, su un computer come su un telefono. Senza programmi da installare.
Come cominciare.
Un wiki non deve essere finito in un giorno. Cresce con ogni domanda che qualcuno pone.
Con una domanda che ritorna spesso
Scrivete la risposta su cui vi si interroga più spesso. Ecco la prima pagina, e fa guadagnare tempo già da domani.
Pochi spazi
Da tre a cinque bastano all’inizio, per esempio «Generale», «Clienti», «Tecnica», «Personale». Si può sempre riordinare più tardi.
Una persona che ci sta dietro
Non per scrivere tutto da sola, ma per sollecitare, richiamare e mettere ordine.
La nuova abitudine
«È nel wiki?» anziché «Vai a chiedere a Hans». E quando non c’è: chi dà la risposta la scrive subito.
Che cosa un wiki non è.
Non una contabilità
Fatture e cifre restano in bexio o in Abacus. Un wiki spiega come lavorarci; ThurWiki può mostrare su una pagina fatture provenienti da lì.
Non una messaggistica istantanea
Per la domanda rapida fra due cose ci sono il telefono e i messaggi. Ciò che ne esce e tiene più a lungo ha il suo posto nel wiki.
Non un deposito per tutti i file
I grandi volumi di dati restano nell’archivio dei file. Ciò che ha il suo posto nel wiki è ciò che le persone devono leggere e capire; i file possono essere allegati a una pagina.
Domande frequenti sui wiki
Che cos’è un wiki, in una frase?
Un insieme di pagine nel browser che ogni persona autorizzata può leggere e modificare da sé, con una ricerca, con collegamenti fra le pagine e con una cronologia di ogni modifica.
Da dove viene la parola wiki?
Dall’hawaiano: «wiki wiki» significa «presto». Il programmatore Ward Cunningham diede quel nome al suo software nel 1995, perché permetteva di creare e modificare una pagina rapidamente. Il wiki più noto è Wikipedia.
Bisogna saper programmare?
No. In ThurWiki scrivete come in Word: una barra multifunzione, tabelle, immagini trascinate dentro. Chi sa scrivere un messaggio di posta sa scrivere una pagina di wiki.
Allora chiunque può cambiare tutto, o rompere tutto?
No. Chi può leggere e modificare che cosa lo stabilisce l’amministratore, per spazio. E ogni modifica viene salvata come versione: una versione precedente torna con un solo clic.
Un wiki conviene a una piccola azienda?
Proprio lì. In una piccola squadra molto sapere dipende dalle singole persone; se una si assenta, è sparito subito. Un wiki comincia piccolo: con l’istruzione su cui si fanno più domande.
Quale differenza con una cartella su un’unità di rete?
Sull’unità riposano file che bisogna aprire per vedere che cosa c’è dentro, spesso in più versioni. In un wiki il contenuto sta direttamente sulla pagina, c’è una versione valida, la ricerca trova ogni parola e si vede chi ha cambiato che cosa e quando.
Dove riposano i dati di ThurWiki?
In Svizzera, sull’infrastruttura propria di ThurData. Ogni azienda riceve un wiki proprio; vi entrano soltanto le persone che invitate.
Un wiki è la stessa cosa di una base di conoscenze?
Nell’uso corrente sì. Base di conoscenze, manuale interno e manuale aziendale indicano la stessa cosa: un luogo in cui ciò che l’azienda sa è scritto e in cui ogni persona autorizzata può trovarlo e tenerlo aggiornato. Un wiki è il modo più semplice di gestirne uno.
Cerchiamo una casa per la nostra documentazione. Un wiki basta?
Di regola sì. In un wiki il contenuto sta sulla pagina anziché in un file che bisogna prima aprire: una versione valida, una ricerca su tutto, ogni modifica con un nome e un’ora. I file che devono restare file li allegate alla pagina giusta; la ricerca legge anche il loro contenuto.
Wiki o gestione documentale?
Una gestione documentale amministra file con termini di conservazione, revisioni e approvazioni, di regola per contratti, fatture e giustificativi. Un wiki amministra contenuti: istruzioni, procedure, cose da consultare. Molte aziende hanno bisogno di entrambi. Per il controllo dei documenti, ThurWiki porta con sé le approvazioni a quattro occhi e una cronologia completa.
Quale differenza fra un wiki e un intranet?
Intranet è il termine generico per il web interno di un’azienda: notizie, formulari, elenco telefonico. Il wiki ne è la parte in cui riposa il sapere e in cui tutti scrivono. Nelle piccole aziende il wiki è spesso tutto l’intranet.
Quali programmi di wiki esistono?
Quelli noti sono MediaWiki, che fa funzionare Wikipedia, Confluence di Atlassian, Notion, DokuWiki, XWiki, BookStack, Wiki.js, Docmost, Outline e il wiki di SharePoint. ThurWiki è il wiki aziendale di ThurData, gestito in Svizzera. Per la maggior parte di questi sistemi abbiamo una pagina di confronto.
Un wiki è una base di conoscenze per le aziende: un insieme di pagine nel browser che ogni persona autorizzata può leggere e modificare da sé, con ricerca a testo pieno, collegamenti fra le pagine e una cronologia di ogni modifica. Chi cerca un manuale interno, un manuale aziendale, una casa per le proprie istruzioni, una base di conoscenze o uno strumento per la gestione della documentazione cerca di regola esattamente questo.
I programmi di wiki noti sono MediaWiki, che fa funzionare Wikipedia, Confluence di Atlassian, Notion, DokuWiki, XWiki, BookStack, Wiki.js, Docmost, Outline nonché il wiki di SharePoint e OneNote. ThurWiki è il wiki aziendale di ThurData Sagl: un editor come un elaboratore di testi senza sintassi wiki, spazi con albero delle pagine, versioni e approvazioni a quattro occhi per il controllo dei documenti secondo ISO 9001 e ISO 27001, una ricerca che arriva fino dentro gli allegati, e contenuto da bexio, WHMCS, Abacus, Jira, Git e altri sistemi direttamente sulla pagina.
Usi tipici nelle piccole e medie imprese: documentazione dei processi e istruzioni di lavoro, inserimento dei nuovi collaboratori, documentazione degli impianti e dei clienti nei mestieri tecnici, istruzioni d’igiene e degli apparecchi in uno studio, verbali e passaggi di carica in un’associazione, documentazione informatica della rete, dei server e del trattamento dei guasti. ThurWiki è gestito sulla nostra infrastruttura in Svizzera, nel centro di calcolo di ThurData Sagl in Turgovia.
Il modo migliore è vederlo voi stessi.
Allestiamo un wiki per voi con pagine d’esempio, e lo percorrete per una settimana. Oppure chiamate, e ve lo spieghiamo al telefono.