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Was ist ein Wiki?
Ein Wiki ist eine Sammlung von Seiten, die alle Berechtigten direkt im Browser lesen und selbst ändern können. Das bekannteste ist Wikipedia. Eine Firma sammelt in ihrem Wiki, was sonst in Köpfen, Mails und Ordnern verstreut ist: Anleitungen, Abläufe, Wissen über Kunden, Checklisten.
Sie kennen schon eines.
Wikipedia ist ein Wiki. Jeder Artikel ist eine Seite, Artikel verweisen aufeinander, eine Suche findet sie, und im Verlauf jedes Artikels steht, wer wann was geändert hat. Geschrieben wird nicht von einer Redaktion, sondern von denen, die sich auskennen.
Ein Firmenwiki funktioniert genauso, mit zwei Unterschieden: Es ist geschlossen, hinein kommen nur Ihre Leute. Und es ist kein Lexikon, sondern das Handbuch Ihrer Firma: wie man bei Ihnen eine Offerte schreibt, wie die Heizung im Lager zurückgesetzt wird, wer im Pikett ist, was bei einem neuen Kunden zu tun ist.
Woher das Wort kommt
«Wiki wiki» ist Hawaiisch und heisst «schnell». Der Programmierer Ward Cunningham nannte 1995 seine Software so, weil man damit ohne Umwege eine Seite anlegen und ändern kann. Der Name ist geblieben, das Prinzip auch: Wer etwas weiss, schreibt es auf, und alle anderen finden es.
Vielleicht suchen Sie gar nicht nach «Wiki».
Die wenigsten suchen ein Wiki. Gesucht wird nach dem Problem: nach einem Ort für Anleitungen, nach einer Wissensdatenbank, nach einem Ablagesystem für die Dokumentation. Gemeint ist fast immer dasselbe.
| Wonach gesucht wird | Was gemeint ist, und wie ein Wiki es löst |
|---|---|
| Wissensdatenbank, Knowledge Base | Ein Ort für das Wissen der Firma, durchsuchbar und gepflegt von denen, die es haben. Genau das ist ein Wiki. |
| Dokumentationsmanagement, Dokumentation verwalten | Anleitungen, Abläufe und Handbücher aktuell halten, statt sie in Dateiversionen zu verlieren. Im Wiki gibt es eine gültige Fassung und den Verlauf dazu. |
| Ablagesystem für Anleitungen und Unterlagen | Nicht Ordnerstrukturen, sondern Seiten mit Suche und Verweisen. Dateien hängen dort, wo sie erklärt werden; die Suche liest auch ihren Inhalt. |
| Internes Handbuch, Firmenhandbuch, Betriebshandbuch | Das Handbuch, das nie fertig wird, weil sich alles ändert. Als Wiki ändert es jeder mit, ohne auf eine Freigabe im Layout zu warten. |
| Prozessdokumentation, Arbeitsanweisungen | Wie etwas bei Ihnen gemacht wird, aufgeschrieben an einer Stelle. Mit Freigaben im Vier-Augen-Prinzip, wenn es geprüft sein muss. |
| Onboarding, Einarbeitung neuer Mitarbeitender | Eine Seite mit Checklisten, auf die man neue Leute schickt, statt alles einzeln zu erklären. |
| Intranet für kleine Firmen | Neuigkeiten, Telefonliste, Formulare, Anleitungen. In einer kleinen Firma deckt ein Wiki das ganze Intranet ab. |
| Dokumentenlenkung nach ISO 9001 | Wer hat freigegeben, wann, und was stand vorher da? Im Wiki steht beides im Verlauf, ohne Zusatzmodul. |
| FAQ für Mitarbeitende, «Wo finde ich was?» | Die Fragen, die immer wiederkommen, einmal beantwortet und für alle auffindbar. |
Kurz: Wer eines dieser Dinge sucht, sucht ein Wiki, auch wenn das Wort nie gefallen ist.
Kennen Sie das?
In fast jeder Firma steckt das Wissen an Orten, an denen man es nicht findet, wenn man es braucht.
Welche Fassung gilt?
Die Anleitung liegt dreimal auf dem Laufwerk: «Anleitung», «Anleitung neu» und «Anleitung neu final 2». Welche stimmt, weiss niemand genau.
Das weiss nur Frau Meier.
Und Frau Meier ist in den Ferien. Oder hat die Firma verlassen, und mit ihr ging, was nie aufgeschrieben wurde.
Die Neue fragt zum zehnten Mal.
Nicht, weil sie nicht aufpasst, sondern weil es nirgends steht. Jede Antwort kostet zwei Leute Zeit.
Es stand in einer Mail.
Von 2019, an drei Leute, von denen zwei nicht mehr da sind. Wer die Mail nicht bekommen hat, weiss es nicht.
Zettel am Bildschirm.
Die Nummer des Pikettdienstes, der Ablauf bei einem Stromausfall, der Kontakt beim Lieferanten: auf Zetteln, die irgendwann abfallen.
Jeder macht es anders.
Weil der Ablauf nie aufgeschrieben wurde, hat jeder seinen eigenen. Das merkt man spätestens beim Kunden.
Ein Wiki löst das mit einem einfachen Mittel: Es gibt einen Ort, an dem das Wissen der Firma steht, und alle wissen, wo er ist.
So funktioniert ein Firmenwiki.
Sechs Begriffe genügen, dann kennen Sie das ganze Prinzip.
Seite
Ein Thema, eine Seite: «Ferienregelung», «Anlage Kunde Muster AG», «Stromausfall im Lager». Darauf steht Text, gern mit Tabellen, Bildern und Checklisten, wie in einem Word-Dokument.
Bereich und Seitenbaum
Seiten liegen in Bereichen, etwa «Personal», «Kunden», «Technik». Innerhalb eines Bereichs ordnen sie sich wie Kapitel und Unterkapitel. Links steht dieser Seitenbaum immer im Blick.
Verweis
Seiten verweisen aufeinander, wie auf Wikipedia. Die Anleitung zur Abnahme verweist auf die Checkliste, die Checkliste auf die Kundenseite. Man klickt sich zum Ziel.
Suche
Ein Suchfeld oben findet jedes Wort auf jeder Seite, auch in angehängten PDF- und Word-Dateien. Man muss nicht wissen, wo etwas steht, nur wonach man sucht.
Version
Jedes Speichern ergibt eine neue Fassung. Man sieht, wer wann was geändert hat, und holt eine frühere Fassung mit einem Klick zurück. Kaputt machen kann man deshalb nichts.
Rechte
Wer was lesen und ändern darf, legt der Administrator je Bereich fest. Die Lohnliste sieht die Buchhaltung, die Montageanleitung sehen alle.
Laufwerk, E-Mail oder Wiki?
Laufwerk und E-Mail haben ihren Platz: Dateien gehören in eine Ablage, schnelle Fragen in eine Nachricht. Für das, was eine Firma dauerhaft wissen muss, taugen beide wenig.
| Wiki | Ordner auf dem Laufwerk | ||
|---|---|---|---|
| Wo steht es? | auf einer Seite, die alle Berechtigten sehen | in Dateien, die man öffnen muss | im Postfach einzelner Personen |
| Welche Fassung gilt? | immer die aktuelle, frühere im Verlauf | oft mehrere Kopien nebeneinander | irgendeine Antwort im Verlauf |
| Wer hat was geändert? | jede Änderung mit Name und Zeitpunkt | nur das Änderungsdatum der Datei | nicht nachvollziehbar |
| Finden | Suche über alle Seiten und Anhänge | Dateinamen ja, Inhalt oft nicht | nur im eigenen Postfach |
| Neue Mitarbeitende | lesen sich selbst ein | müssen fragen, wo was liegt | sehen alte Mails nicht |
| Von unterwegs, auf dem Handy | im Browser | je nach Einrichtung | ja |
Was in ein Firmenwiki gehört.
Alles, was mehr als eine Person wissen muss und was sich nicht jede Woche ändert.
Handwerk und Montage
Montageanleitungen, die Anlagen je Kunde, Checklisten für die Abnahme, der Pikettplan, der Ablauf bei einer Störung, Lieferanten und Ansprechpartner.
Büro, Treuhand, Verwaltung
Abläufe wie der Monatsabschluss, Fristen, Vorlagen für Briefe und Offerten, die Kontakte bei Ämtern, wie welches Programm eingerichtet ist.
Praxis und Gesundheit
Hygieneplan, Anleitungen für die Geräte, Abläufe im Notfall, Bestellungen, wer was vertritt. Keine Patientendaten; die gehören ins Praxisprogramm.
Verein
Protokolle, Statuten, die Organisation des Jahresanlasses, wer welches Amt hat und was bei einer Übergabe zu wissen ist. Damit der neue Kassier nicht bei null anfängt.
Informatik
Netzwerk, Server, Drucker, was bei welcher Störung zu tun ist, welche Lizenz wann ausläuft. Das klassische Einsatzgebiet, und selten gut aufgeschrieben.
In jeder Firma
Die Einarbeitung neuer Mitarbeitender, Ferienregelung und Spesen, die Telefonliste, «wo finde ich was», die Antworten auf die Fragen, die immer wieder kommen.
Die bekannten Wiki-Programme.
Wikis gibt es seit dreissig Jahren, und die meisten Firmen sind schon einem begegnet, ohne es zu merken. Zu jedem dieser Systeme haben wir eine Seite, die es mit ThurWiki vergleicht.
MediaWiki und Wikipedia
Wikipedia läuft auf MediaWiki. In Firmen selten, weil man dafür eine eigene Schreibweise (Wikitext) lernt und den Betrieb selbst übernimmt. MediaWiki im Vergleich →
Confluence
Das verbreitetste Firmenwiki, von Atlassian, meist zusammen mit Jira. Data Center endet am 28. März 2029. Confluence im Vergleich →
Notion
Beliebt für Notizen und kleine Teams, mit Datenbanken und Vorlagen. Die Daten liegen beim Anbieter in den USA. Notion im Vergleich →
DokuWiki und XWiki
Zwei quelloffene Wikis zum Selbstbetrieb: DokuWiki schlank und ohne Datenbank, XWiki gross und erweiterbar. DokuWiki · XWiki
BookStack
Ordnet Inhalte in Regale, Bücher und Kapitel. Beliebt, weil es einfach ist; Unterseiten in beliebiger Tiefe fehlen. BookStack im Vergleich →
SharePoint und OneNote
Bei vielen schon im Microsoft-Abonnement dabei. Das klassische SharePoint-Wiki wird nicht weiterentwickelt, Notizen landen in OneNote. SharePoint im Vergleich →
Sie wissen noch nicht, welches passt? Die Übersicht der Wiki-Software stellt elf Systeme nach dreizehn Kriterien nebeneinander. Wer schon eines hat und wechseln möchte, findet die Schritte unter Wiki-Migration.
Was es Ihrer Firma bringt.
Weniger Nachfragen
Die Antwort steht einmal da, statt zehnmal gesagt zu werden. Wer fragt, bekommt einen Verweis statt einer Erklärung.
Schnellere Einarbeitung
Neue Mitarbeitende lesen sich selbst ein und fragen gezielt, statt jeden Tag dieselbe Kollegin aufzuhalten.
Wissen bleibt in der Firma
Auch wenn jemand in den Ferien ist, krank wird oder geht. Was aufgeschrieben ist, geht nicht mit.
Einheitliche Abläufe
Alle machen es gleich, weil es gleich aufgeschrieben ist. Der Kunde merkt es an weniger Fehlern.
Nachvollziehbar
Wer hat wann was geändert, und wer hat es freigegeben? Das hilft im Alltag und bei Prüfungen nach ISO 9001.
Überall erreichbar
Im Browser, im Büro wie auf der Baustelle, auf dem Computer wie auf dem Handy. Ohne Programm, das man installieren muss.
So fangen Sie an.
Ein Wiki muss nicht an einem Tag fertig sein. Es wächst mit jeder Frage, die jemand stellt.
Mit einer Frage, die oft kommt
Schreiben Sie die Antwort auf, nach der am häufigsten gefragt wird. Das ist die erste Seite, und sie spart schon ab morgen Zeit.
Wenige Bereiche
Drei bis fünf genügen für den Anfang, etwa «Allgemein», «Kunden», «Technik», «Personal». Ordnen kann man später noch.
Eine Person, die dranbleibt
Nicht, um alles allein zu schreiben, sondern um nachzufragen, zu erinnern und aufzuräumen.
Die neue Gewohnheit
«Steht das im Wiki?» statt «Frag mal den Hans». Und wenn es nicht drinsteht: Wer die Antwort gibt, schreibt sie gleich hinein.
Was ein Wiki nicht ist.
Keine Buchhaltung
Rechnungen und Zahlen bleiben in bexio oder Abacus. Ein Wiki erklärt, wie man damit arbeitet; ThurWiki kann Rechnungen von dort auf einer Seite zeigen.
Kein Chat
Für die schnelle Frage zwischendurch gibt es Telefon und Nachrichten. Was dabei herauskommt und länger gilt, gehört ins Wiki.
Keine Ablage für jede Datei
Grosse Datenmengen bleiben im Dateispeicher. Ins Wiki gehört, was man lesen und verstehen soll; Dateien lassen sich an eine Seite hängen.
Häufige Fragen zum Wiki
Was ist ein Wiki, in einem Satz?
Eine Sammlung von Seiten im Browser, die alle Berechtigten lesen und selbst ändern können, mit einer Suche, mit Verweisen zwischen den Seiten und mit einem Verlauf jeder Änderung.
Woher kommt das Wort Wiki?
Aus dem Hawaiischen: «wiki wiki» heisst «schnell». Der Programmierer Ward Cunningham nannte 1995 seine Software so, weil man damit schnell eine Seite anlegen und ändern kann. Das bekannteste Wiki ist Wikipedia.
Muss man programmieren können?
Nein. In ThurWiki schreibt man wie in Word: Menüband, Tabellen, Bilder hineinziehen. Wer eine E-Mail schreiben kann, kann auch eine Wiki-Seite schreiben.
Kann dann jeder alles ändern oder kaputt machen?
Nein. Wer was lesen und ändern darf, legt der Administrator je Bereich fest. Und jede Änderung wird als Version gespeichert: eine frühere Fassung ist mit einem Klick wieder da.
Lohnt sich ein Wiki schon für eine kleine Firma?
Gerade dort. In einem kleinen Team hängt viel Wissen an einzelnen Personen; fällt eine aus, fehlt es sofort. Ein Wiki fängt klein an: mit der einen Anleitung, nach der am häufigsten gefragt wird.
Was ist der Unterschied zu einem Ordner auf dem Laufwerk?
Auf dem Laufwerk liegen Dateien, die man öffnen muss, um zu sehen, was darin steht, oft in mehreren Fassungen. Im Wiki steht der Inhalt direkt auf der Seite, es gibt eine gültige Fassung, die Suche findet jedes Wort, und man sieht, wer wann was geändert hat.
Wo liegen die Daten bei ThurWiki?
In der Schweiz, auf eigener Infrastruktur von ThurData. Jede Firma bekommt ihr eigenes Wiki; hinein kommt nur, wen Sie einladen.
Ist ein Wiki dasselbe wie eine Wissensdatenbank?
Im Alltag ja. Wissensdatenbank, Knowledge Base, internes Handbuch und Firmenhandbuch meinen dasselbe: einen Ort, an dem das Wissen der Firma steht und an dem alle Berechtigten es finden und pflegen. Ein Wiki ist die einfachste Art, so etwas zu führen.
Wir suchen ein Ablagesystem für unsere Dokumentation. Reicht ein Wiki?
Meistens ja. Im Wiki steht der Inhalt auf der Seite und nicht in einer Datei, die man erst öffnen muss: eine gültige Fassung, eine Suche über alles, jede Änderung mit Name und Zeitpunkt. Dateien, die Dateien bleiben müssen, hängen Sie an die passende Seite; die Suche liest ihren Inhalt mit.
Wiki oder Dokumentenmanagement (DMS)?
Ein DMS verwaltet Dateien mit Aufbewahrungsfristen, Revisionen und Freigaben, meist für Verträge, Rechnungen und Belege. Ein Wiki verwaltet Inhalte: Anleitungen, Abläufe, Nachschlagbares. Viele Firmen brauchen beides. Für die Dokumentenlenkung bringt ThurWiki Freigaben im Vier-Augen-Prinzip und einen vollständigen Verlauf mit.
Was ist der Unterschied zwischen Wiki und Intranet?
Intranet ist der Sammelbegriff für das interne Web einer Firma: Neuigkeiten, Formulare, Telefonliste. Das Wiki ist der Teil davon, in dem das Wissen steht und in dem alle mitschreiben. In kleinen Firmen ist das Wiki oft das ganze Intranet.
Welche Wiki-Programme gibt es?
Bekannt sind MediaWiki, mit dem Wikipedia läuft, Confluence von Atlassian, Notion, DokuWiki, XWiki, BookStack, Wiki.js, Docmost, Outline und das Wiki in SharePoint. ThurWiki ist das Firmenwiki von ThurData, betrieben in der Schweiz. Zu den meisten dieser Systeme haben wir eine eigene Vergleichsseite.
Ein Wiki ist eine Wissensdatenbank für Firmen: eine Sammlung von Seiten im Browser, die alle Berechtigten lesen und selbst ändern können, mit Volltextsuche, Verweisen zwischen den Seiten und einem Verlauf jeder Änderung. Wer ein internes Handbuch, ein Firmenhandbuch, ein Ablagesystem für Anleitungen, eine Knowledge Base oder ein Werkzeug für Dokumentationsmanagement sucht, sucht in aller Regel genau das.
Bekannte Wiki-Programme sind MediaWiki, mit dem Wikipedia läuft, Confluence von Atlassian, Notion, DokuWiki, XWiki, BookStack, Wiki.js, Docmost, Outline sowie das Wiki in SharePoint und OneNote. ThurWiki ist das Firmenwiki der ThurData GmbH: ein Editor wie eine Textverarbeitung ohne Wiki-Syntax, Bereiche mit Seitenbaum, Versionen und Freigaben im Vier-Augen-Prinzip für die Dokumentenlenkung nach ISO 9001 und ISO 27001, eine Suche bis in die Anhänge und Inhalte aus bexio, WHMCS, Abacus, Jira, Git und weiteren Systemen direkt auf der Seite.
Typische Einsätze in kleinen und mittleren Firmen: Prozessdokumentation und Arbeitsanweisungen, Einarbeitung neuer Mitarbeitender, Anlagen- und Kundendokumentation im Handwerk, Hygiene- und Geräteanleitungen in der Praxis, Protokolle und Ämterübergaben im Verein, IT-Dokumentation von Netz, Servern und Störungsbehebung. Betrieben wird ThurWiki auf eigener Infrastruktur in der Schweiz, im Rechenzentrum der ThurData GmbH im Thurgau.
Am besten sehen Sie es selbst.
Wir richten Ihnen ein Wiki mit Beispielseiten ein, und Sie klicken sich eine Woche lang durch. Oder Sie rufen an, und wir erklären es Ihnen am Telefon.