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Tutto ciò che un wiki aziendale deve saper fare.
Spazi, pagine, editor, tabelle, ricerca, versioni, approvazioni a quattro occhi: la dotazione di base su cui si giudica un wiki. Ecco il dettaglio, con immagini dal wiki dimostrativo di «Muster Elektro AG».
Spazi e pagine: un ordine in cui si ritrova la strada.
Un wiki è fatto di spazi: Esercizio, Progetti, Personale, Clienti. Ogni spazio ha un albero delle pagine profondo quanto volete, riordinato trascinando, con un’icona, un colore e una pagina iniziale propri. Chi sa orientarsi in un sistema di file si orienta qui.
- Spazi aperti e chiusi. Aperto significa che tutti nel wiki leggono. Chiuso significa soltanto le persone nominate. I progetti conclusi vengono archiviati anziché cancellati.
- Una pagina iniziale che si cura da sé. Una frase sullo spazio, una tabella, e sotto la macro elenco di pagine, un elemento pronto che mostra che cosa è accaduto più recentemente.
- Uno spazio personale per ciascuno. Il blocco per appunti che gli altri utenti non vedono. Quando un appunto diventa un’istruzione, spostate la pagina, cronologia compresa. Non è destinato alle questioni riservate: gli amministratori vi accedono, e quando qualcuno parte rimane perché un successore possa esaminarlo.
- Cestino. Le pagine cancellate vi riposano fino a quando qualcuno decide. Nulla scompare per un clic sbagliato.
Un editor come un elaboratore di testi.
La barra multifunzione ha tre schede: HOME per il testo, INSERIRE per tutto il resto, TABELLA appena il cursore si trova dentro una tabella. Scorciatoie da tastiera come al solito. Non c’è nessun markup, dunque nessun carattere di comando da imparare. È per questo che vi scrivono anche quelli che finora si tenevano lontani da un wiki.
Scrivere contemporaneamente
Più persone sulla stessa pagina, con cursori visibili nel proprio colore. Le modifiche affluiscono continuamente nello stesso documento. Non c’è nessun conflitto da risolvere.
Codice, quando serve
Un blocco di codice con scelta del linguaggio e colorazione, per configurazioni, comandi e script. Per tutto il resto non vi serve nessun codice.
La guida dove vi trovate
In ogni punto dell’interfaccia c’è un piccolo punto interrogativo. Conduce al testo che corrisponde a quel punto preciso: 60 argomenti di guida, scritti per gli utenti, con i trabocchetti più frequenti alla fine.
Tabelle davvero utilizzabili. Grafici dalle vostre cifre.
Tre cose agiscono soltanto nella vista di lettura e non toccano il documento: colonne ordinabili, un campo di ricerca e una numerazione continua. Chi ordina o filtra vede la tabella diversamente. Per tutti gli altri resta com’era.
- Ordinabile. Le intestazioni delle colonne diventano cliccabili. Numeri e date sono confrontati come tali, perché 10 non venga prima di 9.
- Campo di ricerca. Nasconde ciò che non corrisponde e conta i risultati. Un listino di trecento righe diventa utilizzabile.
- Una colonna numerata. Una numerazione continua che, dopo ordinamento e filtro, conta sempre ciò che è in mostra.
- Un grafico dalla tabella. La macro grafico prende le cifre dalla tabella sopra: barre, linee, settori, più serie, con i valori sul grafico.
- Tabelle dall’esterno. Da un file di foglio elettronico (CSV), dai dati di un altro programma (JSON) o da un file Excel allegato, convertito in tabella vera se volete.
Compiti dove se ne discute.
Gli elenchi di controllo stanno nel verbale, non in un secondo strumento. Si spuntano nella vista di lettura, senza modificare la pagina. E si raccolgono dove qualcuno li lavora: la macro compiti di un utente raccoglie i punti aperti da ogni elenco di controllo del wiki. Nessuno deve ricopiarli.
Nota vocale: registrare anziché verbalizzare.
Alcune cose si dicono più in fretta di quanto si digitino. La macro nota vocale o seduta mette una registrazione sonora sulla pagina, con un lettore per ascoltarla. A richiesta, il riconoscimento vocale la scrive – cioè un programma che trasforma il parlato in testo. Il risultato si chiama trascrizione.
- Registrare o caricare. Direttamente nel browser con il microfono, oppure come registrazione esistente da un telefono, da un dittafono o da un programma di conferenza (MP3, M4A, WAV, OGG, WebM). La registrazione nel browser funziona soltanto con una connessione cifrata (HTTPS).
- Una trascrizione da correggere. Il riconoscimento vocale è Whisper in casa vostra o ChatGPT. La trascrizione appare prima di andare sulla pagina; vi correggete nomi e termini tecnici. Il tedesco svizzero lo scrive in tedesco standard quando la lingua è impostata su «de».
- Chi può vedere la pagina può ascoltarla. Suono e trascrizione sono allegati della pagina e seguono i suoi diritti. La ricerca trova ciò che sta nella trascrizione.
- Protezione dei dati. Dite alle persone presenti che state registrando. Con ChatGPT il suono lascia la casa, con Whisper in casa vostra no.
Usi tipici: il verbale di una seduta, dettare un guasto sul posto, il passaggio del servizio di picchetto.
Una ricerca che guarda anche dentro l’allegato.
Titoli, testo e contenuto dei PDF, Word ed Excel allegati. Ciò che sta in un’offerta allegata si ritrova attraverso una cifra contenuta al suo interno, senza aprirla.
- Viene trovato soltanto ciò che potete vedere. Uno spazio a cui qualcuno non ha accesso non compare fra i suoi risultati, nemmeno come indizio.
- Per suono e per senso. Un errore di battitura nella parola cercata non è una ragione per non trovare nulla.
- Tabelle con un proprio campo di ricerca. Dentro una pagina, il campo di ricerca sopra la tabella restringe ancora.
Versioni, commenti, approvazioni.
Lavorare insieme non significa che tutti sovrascrivano tutto. ThurWiki ricorda ogni versione, permette commenti sul testo, e può far passare le modifiche da chi approva là dove servono quattro occhi.
Avvisi
Per posta elettronica, Telegram o WhatsApp: sulle menzioni, sulle approvazioni in attesa e sulle modifiche delle pagine osservate. Ognuno stabilisce da sé che cosa gli debba arrivare.
Menzioni
Una @ nel testo chiama una persona; essa riceve un avviso, e il suo nome diventa un collegamento alla sua pagina con i compiti ancora aperti.
Osservazione
Chi osserva una pagina o uno spazio viene a sapere delle modifiche, raccolte anziché venti volte al giorno.
Trovare, ritoccare e disegnare immagini: senza lasciare la casa.
Cercare in nove archivi di immagini insieme, con fonte, autore e licenza su ogni miniatura. Ritagliare, annotare e sfocare immagini nel browser. Disegnare schemi di rete e diagrammi di flusso in draw.io, che gira sul nostro server.
Ricerca di immagini in nove archivi
Wikimedia Commons e Openverse senza chiave; Pixabay, Unsplash, Pexels, Freepik, Adobe Stock, Getty Images e iStock con un account vostro. I risultati sotto licenza vengono mostrati ma non inseriti; la miniatura dice perché. Le immagini d’anteprima passano dal nostro server, perché nessun archivio apprenda chi, in casa, cerca che cosa.
Ritoccare con una cronologia delle versioni
Lo strumento rapido per le cose correnti, un editor di immagini completo con livelli per tutto il resto. Ogni ritocco crea una nuova versione; le vecchie restano e possono essere richiamate.
Generare immagini
Se il soggetto non esiste da nessuna parte, un’IA lo disegna: per immagini di titolo e illustrazioni. Per i disegni tecnici lo diciamo francamente: inadatto, perché un’immagine generata pare convincente ed è comunque sbagliata.
Modelli, estratti, persone.
Tre cose che tengono in ordine un wiki negli anni: modelli per tutto ciò che ritorna; estratti, perché lo stesso paragrafo non si allontani in cinque posti; e le persone, visibili come responsabili, come menzionate o come autrici di un contributo.
In viaggio, nella vostra lingua, con le vostre impostazioni.
- Mobile senza applicazioni. L’interfaccia si adatta; l’elenco di controllo del cantiere si spunta sul telefono.
- Quattro lingue. Tedesco, inglese, francese, italiano; ognuno imposta la propria lingua nel suo profilo. Ciò che è tradotto è l’interfaccia, non il contenuto.
- Profilo. Lingua, avvisi, accesso a due fattori (un codice dal telefono in aggiunta alla password), chiavi di sicurezza (un piccolo apparecchio o un’impronta digitale confermano l’accesso) e accessi personali ai servizi di IA, tutto in un solo posto.
- Tipografia per wiki. Caratteri, dimensioni e colori sono impostati dall’amministratore del wiki; le vostre pagine somigliano alla vostra azienda.
Perché nessuna pagina si superi in silenzio.
La cosa peggiore di una documentazione non è la pagina che manca. È la pagina che c’è ancora ma non è più giusta – e nessuno lo nota finché qualcuno non agisce in base a essa.
- Un nome e una data. Per pagina annotate chi risponde del contenuto e quando dovrebbe guardarlo la prossima volta. Con ripetizione se volete: ogni 30 giorni, trimestrale, semestrale o annuale.
- L’avviso sta sulla pagina. Appena la data è raggiunta, lo vedono tutti quelli che aprono la pagina. Compreso il montatore che ha bisogno dell’istruzione in quel momento – sa allora che deve chiedere anziché supporre.
- Un richiamo e un clic. Il responsabile riceve un messaggio e conferma direttamente nell’avviso che tutto tiene ancora. L’avviso scompare poi e la data successiva viene fissata – contata da oggi.
- Un elenco per voi, uno per tutto il wiki. Nel menu utente figura «le mie revisioni scadute», nell’amministrazione del wiki tutte. Essere responsabile significa soltanto questo – non concede a nessuno nessun diritto in più.
Fare un PDF di pagine.
A volte serve un documento: per un audit, per il montatore senza rete, per il cliente che non ha un account nel wiki. Spuntate allora ciò che deve venire.
- Una pagina o un ramo intero. Ci sono due caselle per riga: la prima prende soltanto quella pagina, la seconda la pagina con tutte le sue sottopagine. Potete scegliere attraverso più spazi; fino a 300 pagine entrano in un documento.
- Ogni pagina ricomincia. Nel PDF ogni pagina del wiki comincia su un foglio nuovo, nell’ordine dell’albero delle pagine – come i capitoli di un manuale.
- Scegliete voi quanto grande. Un campo «scala» dal 45 al 100 per cento, per il carattere e il contenuto insieme. Piccolo quando una tabella larga deve stare su un foglio; grande quando qualcuno legge il foglio a un tavolo.
- Si presenta come sullo schermo. Tabelle, riquadri, grafici e disegni figurano nel PDF proprio come li vedete sulla pagina. Il wiki stampa sé stesso; non ricostruisce la pagina una seconda volta.
- Soltanto ciò che potete vedere. Ciò che vi è chiuso non entra nemmeno nel PDF – e l’esportazione si ferma anziché saltare la pagina in silenzio.
Domande sulle funzioni
Bisogna installare qualcosa sulle postazioni di lavoro?
No. ThurWiki funziona interamente nel browser. Non c’è nulla da installare, né sulle postazioni di lavoro né sui telefoni. Anche il ritocco delle immagini e draw.io funzionano nel browser, serviti dal nostro server.
Posso modificare le tabelle come in Confluence?
Sì, e nello stesso posto: la scheda TABELLA compare appena il cursore si trova dentro una tabella. Inserire, spostare e togliere righe e colonne, unire e dividere celle, riga e colonna d’intestazione, sfondo delle celle. Si aggiungono tre cose che agiscono soltanto durante la lettura: colonne ordinabili, un campo di ricerca e una numerazione continua.
La ricerca trova anche il contenuto dei file allegati?
Sì. La ricerca copre i titoli, il testo e il contenuto dei PDF, Word ed Excel allegati. Ciò che sta in un’offerta allegata si ritrova attraverso una cifra contenuta al suo interno, senza aprirla. Viene trovato soltanto ciò che potete vedere.
Possiamo consegnare pagine come PDF?
Sì. Sotto «Esportare pagine in PDF» spuntate nell’albero delle pagine ciò che deve venire: per riga quella pagina sola o la pagina con tutte le sue sottopagine, anche attraverso più spazi, fino a 300 pagine in un documento. Ogni pagina comincia su un foglio nuovo. Il PDF mostra ciò che vedete sullo schermo – con tabelle, riquadri, grafici e disegni. Le pagine che vi sono chiuse non vengono; l’esportazione si ferma allora anziché saltarle in silenzio.
Che cosa succede quando due persone modificano la stessa pagina insieme?
Si vedono. Ogni persona ha un cursore nel proprio colore, e le modifiche affluiscono continuamente nello stesso documento. Non c’è nessun conflitto da risolvere, e nessuna versione sovrascritta in silenzio.
Le modifiche possono essere disfatte?
Ogni salvataggio crea una versione. Il confronto mostra che cosa è cambiato; il ripristino crea una nuova versione con il contenuto vecchio. La cronologia resta completa, e anche un ripristino fatto per sbaglio si può disfare.
Posso registrare una seduta e farla trascrivere?
Sì, con la macro «Nota vocale o seduta». Registrate nel browser o caricate una registrazione, da un telefono, da un dittafono o dal vostro programma di conferenza. A richiesta, il riconoscimento vocale la scrive; vedete la trascrizione prima che venga inserita e vi correggete nomi e termini tecnici. Suono e trascrizione diventano allegati della pagina, e la ricerca trova ciò che sta nella trascrizione. Dite alle persone presenti che state registrando. Con Whisper in casa vostra il suono resta in casa, con ChatGPT no.
Vedetelo con i vostri contenuti.
Un wiki dimostrativo con i contenuti d’esempio di Muster Elektro AG, allestito per voi, con tutto ciò che figura su questa pagina.