- ThurWiki
- Qu’est-ce qu’un wiki ?
Qu’est-ce qu’un wiki ?
Un wiki est un ensemble de pages que toute personne autorisée peut lire et modifier elle-même, directement dans le navigateur. Le plus connu est Wikipédia. Dans son wiki, une entreprise rassemble ce qui est autrement éparpillé entre les têtes, les courriels et les dossiers : consignes, procédures, savoir sur les clients, listes de contrôle.
Vous en connaissez déjà un.
Wikipédia est un wiki. Chaque article est une page, les articles se renvoient les uns aux autres, une recherche les trouve, et dans l’historique de chaque article figure qui a modifié quoi et quand. Il n’est pas écrit par une rédaction mais par les gens qui connaissent le sujet.
Un wiki d’entreprise fonctionne exactement de la même manière, avec deux différences : il est fermé, et seuls vos propres collaborateurs y entrent. Et ce n’est pas une encyclopédie mais le manuel de votre entreprise : comment une offre s’écrit chez vous, comment on réinitialise le chauffage de l’entrepôt, qui est de piquet, ce qui doit se passer avec un nouveau client.
D’où vient le mot
« Wiki wiki » est hawaïen et signifie « vite ». Le programmeur Ward Cunningham a donné ce nom à son logiciel en 1995 parce qu’il permettait de créer et de modifier une page sans détour. Le nom est resté, et le principe aussi : qui sait quelque chose l’écrit, et tous les autres le trouvent.
Vous ne cherchez peut-être pas un « wiki » du tout.
Très peu de gens cherchent un wiki. Ils cherchent le problème : un logis pour les consignes, une base de connaissances, un endroit où garder la documentation. Presque toujours, c’est la même chose qui est visée.
| Ce que l’on cherche | Ce que cela veut dire, et comment un wiki le résout |
|---|---|
| Base de connaissances | Un endroit pour ce que l’entreprise sait, où l’on peut chercher et que tiennent à jour ceux qui savent. C’est exactement un wiki. |
| Gestion de la documentation, tenir la documentation | Garder consignes, procédures et manuels à jour au lieu de les perdre entre des versions de fichiers. Dans un wiki, il y a une version valable et l’historique derrière. |
| Un endroit où garder consignes et documents | Non pas des arborescences de dossiers mais des pages avec une recherche et des liens. Les fichiers reposent là où ils sont expliqués ; la recherche lit aussi leur contenu. |
| Manuel interne, manuel d’entreprise, manuel d’exploitation | Le manuel qui n’est jamais fini parce que tout change sans arrêt. Comme wiki, tout le monde le modifie, sans attendre qu’une mise en page soit approuvée. |
| Documentation des processus, instructions de travail | Comment une chose se fait chez vous, écrit en un seul endroit. Avec des approbations à quatre yeux là où il faut un contrôle. |
| Intégration, former les nouveaux collaborateurs | Une page avec des listes de contrôle vers laquelle envoyer les nouveaux venus, au lieu de tout expliquer un par un. |
| Un intranet pour une petite entreprise | Nouvelles, liste téléphonique, formulaires, consignes. Dans une petite entreprise, un wiki couvre tout l’intranet. |
| Maîtrise documentaire selon ISO 9001 | Qui a approuvé, quand, et qu’y avait-il avant ? Dans un wiki, les deux figurent dans l’historique, sans module complémentaire. |
| Une FAQ pour le personnel, « où trouve-t-on quoi ? » | Les questions qui reviennent sans cesse, répondues une fois et trouvables par tous. |
En bref : qui cherche une de ces choses cherche un wiki, même si le mot n’est jamais apparu.
Cela vous dit quelque chose ?
Dans presque toute entreprise, le savoir repose à des endroits où on ne le trouve pas quand on en a besoin.
Quelle version compte ?
La consigne repose trois fois sur le lecteur : « Consigne », « Consigne nouvelle » et « Consigne nouvelle définitive 2 ». Personne ne sait exactement laquelle est la bonne.
Seule Madame Meier le sait.
Et Madame Meier est en vacances. Ou a quitté l’entreprise, et avec elle est parti tout ce qui n’a jamais été écrit.
La nouvelle collègue demande pour la dixième fois.
Non pas par manque d’attention, mais parce que ce n’est écrit nulle part. Chaque réponse coûte du temps à deux personnes.
C’était dans un courriel.
De 2019, à trois personnes, dont deux sont parties. Qui n’a pas reçu le courriel ne sait pas.
Des notes collées à l’écran.
Le numéro du piquet, la conduite à tenir en cas de coupure de courant, le contact chez le fournisseur : sur des bouts de papier qui finissent par tomber.
Chacun fait autrement.
Parce que la procédure n’a jamais été écrite, chacun a la sienne. Le client s’en aperçoit, au plus tard.
Un wiki résout cela par un moyen simple : il existe un endroit où ce que l’entreprise sait est écrit, et tout le monde sait où il est.
Comment fonctionne un wiki d’entreprise.
Six termes suffisent, et vous connaissez tout le principe.
Page
Un sujet, une page : « Règlement des vacances », « Installation chez le client Muster AG », « Coupure de courant dans l’entrepôt ». Il y a du texte, volontiers avec tableaux, images et listes de contrôle, comme dans un document Word.
Espace et arborescence
Les pages reposent dans des espaces, par exemple « Personnel », « Clients », « Technique ». Dans un espace, elles s’ordonnent comme des chapitres et des sous-chapitres. À gauche, cette arborescence est toujours sous les yeux.
Lien
Les pages se renvoient les unes aux autres, comme sur Wikipédia. La consigne de remise renvoie à la liste de contrôle, la liste de contrôle à la page du client. On clique jusqu’au but.
Recherche
Un champ de recherche en haut trouve chaque mot sur chaque page, y compris à l’intérieur des PDF et des fichiers Word joints. Vous n’avez pas besoin de savoir où une chose repose, seulement ce que vous cherchez.
Version
Chaque enregistrement produit une nouvelle version. Vous voyez qui a modifié quoi et quand, et ramenez une version antérieure d’un clic. C’est pourquoi rien ne peut être cassé.
Droits
Qui peut lire et modifier quoi, c’est l’administrateur qui le fixe, par espace. La liste des salaires est vue par la comptabilité, la consigne d’installation par tous.
Lecteur réseau, courriel ou wiki ?
Le lecteur réseau et le courriel ont leur place : les fichiers appartiennent à un stockage, les questions rapides à un message. Pour ce qu’une entreprise doit savoir durablement, ni l’un ni l’autre ne vaut grand-chose.
| Wiki | Dossier sur un lecteur réseau | Courriel | |
|---|---|---|---|
| Où cela repose-t-il ? | sur une page que toute personne autorisée peut voir | dans des fichiers qu’il faut ouvrir | dans les boîtes de certaines personnes |
| Quelle version compte ? | toujours la version actuelle, les antérieures dans l’historique | souvent plusieurs copies côte à côte | une réponse quelque part dans le fil |
| Qui a modifié quoi ? | chaque modification avec un nom et une heure | seulement la date de modification du fichier | impossible à reconstituer |
| Trouver les choses | une recherche sur toutes les pages et pièces jointes | les noms de fichiers oui, le contenu souvent non | seulement dans votre propre boîte |
| Nouveaux collaborateurs | se mettent au courant seuls | doivent demander où les choses reposent | ne voient pas les anciens courriels |
| En déplacement, sur un téléphone | dans le navigateur | selon l’installation | oui |
Ce qui a sa place dans un wiki d’entreprise.
Tout ce que plus d’une personne doit savoir et qui ne change pas chaque semaine.
Métiers et installation
Consignes d’installation, les installations chez chaque client, listes de contrôle de réception, le tour de piquet, la conduite à tenir en cas de panne, fournisseurs et contacts.
Bureau, fiduciaire, administration
Procédures comme la clôture mensuelle, les délais, les modèles de lettres et d’offres, les contacts auprès des autorités, la manière dont chaque programme est réglé.
Cabinet et santé
Le plan d’hygiène, les consignes pour les appareils, les procédures d’urgence, les commandes, qui remplace qui. Aucune donnée de patient ; celles-là appartiennent au logiciel du cabinet.
Associations et sociétés
Procès-verbaux, statuts, comment la manifestation annuelle s’organise, qui occupe quelle fonction et ce qu’un successeur doit savoir. Pour que le nouveau trésorier ne reparte pas de zéro.
Informatique
Réseau, serveurs, imprimantes, la conduite à tenir pour quelle panne, quelle licence expire quand. Le domaine classique, et rarement bien documenté.
Dans toute entreprise
L’intégration des nouveaux collaborateurs, le règlement des vacances et des frais, la liste téléphonique, « où trouve-t-on quoi », les réponses aux questions qui reviennent sans cesse.
Les programmes de wiki connus.
Les wikis existent depuis trente ans, et la plupart des entreprises en ont rencontré un sans s’en apercevoir. Pour chacun de ces systèmes, nous avons une page qui le compare à ThurWiki.
MediaWiki et Wikipédia
Wikipédia tourne sur MediaWiki. Rare en entreprise, parce qu’il faut apprendre une notation propre (le wikitexte) et l’exploiter soi-même. MediaWiki comparé →
Confluence
Le wiki d’entreprise le plus répandu, d’Atlassian, en général à côté de Jira. Data Center s’arrête le 28 mars 2029. Confluence comparé →
Notion
Apprécié pour les notes et les petites équipes, avec bases de données et modèles. Les données reposent chez le fournisseur aux États-Unis. Notion comparé →
DokuWiki et XWiki
Deux wikis libres à exploiter soi-même : DokuWiki léger et sans base de données, XWiki grand et extensible. DokuWiki · XWiki
BookStack
Ordonne le contenu en étagères, livres et chapitres. Apprécié pour sa simplicité ; les sous-pages à profondeur libre manquent. BookStack comparé →
SharePoint et OneNote
Pour beaucoup, déjà compris dans l’abonnement Microsoft. Le wiki classique de SharePoint n’est plus développé, et les notes finissent dans OneNote. SharePoint comparé →
Vous ne savez pas encore lequel convient ? Le panorama des logiciels wiki met onze systèmes côte à côte sur treize critères. Qui en a déjà un et veut changer trouvera les étapes sous migration de wiki.
Ce que cela apporte à votre entreprise.
Moins de questions répétées
La réponse est écrite une fois au lieu d’être dite dix fois. Qui demande reçoit un lien plutôt qu’une explication.
Intégration plus rapide
Les nouveaux collaborateurs se mettent au courant seuls et posent des questions précises, au lieu de retenir le même collègue chaque jour.
Le savoir reste dans l’entreprise
Même quand quelqu’un est en vacances, tombe malade ou s’en va. Ce qui est écrit ne part pas avec lui.
Des procédures cohérentes
Tous font pareil parce que c’est écrit pareil. Le client le remarque à ce qu’il y a moins d’erreurs.
Reconstituable
Qui a modifié quoi, quand, et qui l’a approuvé ? Cela aide au quotidien et lors des audits ISO 9001.
Joignable partout
Dans le navigateur, au bureau comme sur le chantier, sur un ordinateur comme sur un téléphone. Sans programme à installer.
Comment commencer.
Un wiki ne doit pas être fini en un jour. Il grandit avec chaque question que quelqu’un pose.
Avec une question qui revient souvent
Écrivez la réponse sur laquelle on vous interroge le plus. Voilà la première page, et elle fait gagner du temps dès demain.
Peu d’espaces
Trois à cinq suffisent au début, par exemple « Général », « Clients », « Technique », « Personnel ». On peut toujours ranger plus tard.
Une personne qui s’en occupe
Non pas pour tout écrire seule, mais pour relancer, rappeler et mettre de l’ordre.
La nouvelle habitude
« C’est dans le wiki ? » au lieu de « Va demander à Hans ». Et quand ça n’y est pas : qui donne la réponse l’écrit aussitôt.
Ce qu’un wiki n’est pas.
Pas une comptabilité
Factures et chiffres restent dans bexio ou Abacus. Un wiki explique comment travailler avec eux ; ThurWiki peut montrer des factures venues de là sur une page.
Pas une messagerie instantanée
Pour la question rapide entre deux, il y a le téléphone et les messages. Ce qui en sort et qui tient plus longtemps a sa place dans le wiki.
Pas un entrepôt pour tous les fichiers
Les gros volumes de données restent dans le stockage de fichiers. Ce qui a sa place dans le wiki, c’est ce que les gens doivent lire et comprendre ; les fichiers peuvent être joints à une page.
Questions fréquentes sur les wikis
Qu’est-ce qu’un wiki, en une phrase ?
Un ensemble de pages dans le navigateur que toute personne autorisée peut lire et modifier elle-même, avec une recherche, avec des liens entre les pages et avec un historique de chaque modification.
D’où vient le mot wiki ?
De l’hawaïen : « wiki wiki » signifie « vite ». Le programmeur Ward Cunningham a donné ce nom à son logiciel en 1995 parce qu’il permettait de créer et de modifier une page rapidement. Le wiki le plus connu est Wikipédia.
Faut-il savoir programmer ?
Non. Dans ThurWiki, vous écrivez comme dans Word : un ruban, des tableaux, des images que l’on fait glisser. Qui sait écrire un courriel sait écrire une page de wiki.
N’importe qui peut donc tout modifier, ou tout casser ?
Non. Qui peut lire et modifier quoi, c’est l’administrateur qui le fixe, par espace. Et chaque modification est enregistrée comme version : une version antérieure revient d’un seul clic.
Un wiki vaut-il la peine pour une petite entreprise ?
Précisément là. Dans une petite équipe, beaucoup de savoir tient à des personnes ; si l’une d’elles s’absente, il disparaît aussitôt. Un wiki commence petit : avec la consigne sur laquelle on pose le plus souvent des questions.
Quelle différence avec un dossier sur un lecteur réseau ?
Sur le lecteur reposent des fichiers qu’il faut ouvrir pour voir ce qu’il y a dedans, souvent en plusieurs versions. Dans un wiki, le contenu est directement sur la page, il y a une version valable, la recherche trouve chaque mot, et on voit qui a modifié quoi et quand.
Où reposent les données de ThurWiki ?
En Suisse, sur l’infrastructure propre de ThurData. Chaque entreprise reçoit son propre wiki ; seules les personnes que vous invitez y entrent.
Un wiki est-il la même chose qu’une base de connaissances ?
Dans l’usage courant, oui. Base de connaissances, manuel interne et manuel d’entreprise désignent la même chose : un endroit où ce que l’entreprise sait est écrit et où toute personne autorisée peut le trouver et le tenir à jour. Un wiki est la façon la plus simple d’en exploiter une.
Nous cherchons un logis pour notre documentation. Un wiki suffit-il ?
En général oui. Dans un wiki, le contenu est sur la page plutôt que dans un fichier qu’il faut d’abord ouvrir : une version valable, une recherche sur l’ensemble, chaque modification avec un nom et une heure. Les fichiers qui doivent rester des fichiers, vous les joignez à la bonne page ; la recherche lit aussi leur contenu.
Wiki ou gestion documentaire (GED) ?
Une GED gère des fichiers avec durées de conservation, révisions et validations, en général pour les contrats, les factures et les pièces comptables. Un wiki gère du contenu : consignes, procédures, choses à consulter. Beaucoup d’entreprises ont besoin des deux. Pour la maîtrise documentaire, ThurWiki apporte avec lui les approbations à quatre yeux et un historique complet.
Quelle différence entre un wiki et un intranet ?
Intranet est le terme générique pour le web interne d’une entreprise : nouvelles, formulaires, liste téléphonique. Le wiki en est la partie où repose le savoir et où tout le monde écrit. Dans les petites entreprises, le wiki est souvent tout l’intranet.
Quels programmes de wiki existe-t-il ?
Les connus sont MediaWiki, qui fait tourner Wikipédia, Confluence d’Atlassian, Notion, DokuWiki, XWiki, BookStack, Wiki.js, Docmost, Outline et le wiki de SharePoint. ThurWiki est le wiki d’entreprise de ThurData, exploité en Suisse. Pour la plupart de ces systèmes, nous avons une page de comparaison.
Un wiki est une base de connaissances pour les entreprises : un ensemble de pages dans le navigateur que toute personne autorisée peut lire et modifier elle-même, avec une recherche en texte intégral, des liens entre les pages et un historique de chaque modification. Qui cherche un manuel interne, un manuel d’entreprise, un logis pour ses consignes, une base de connaissances ou un outil de gestion de la documentation cherche en règle générale exactement cela.
Les programmes de wiki connus sont MediaWiki, qui fait tourner Wikipédia, Confluence d’Atlassian, Notion, DokuWiki, XWiki, BookStack, Wiki.js, Docmost, Outline ainsi que le wiki de SharePoint et OneNote. ThurWiki est le wiki d’entreprise de ThurData Sàrl : un éditeur comme un traitement de texte sans syntaxe wiki, des espaces avec arborescence, des versions et des approbations à quatre yeux pour la maîtrise documentaire selon ISO 9001 et ISO 27001, une recherche qui va jusque dans les pièces jointes, et du contenu de bexio, WHMCS, Abacus, Jira, Git et d’autres systèmes directement sur la page.
Usages typiques dans les petites et moyennes entreprises : documentation des processus et instructions de travail, intégration des nouveaux collaborateurs, documentation des installations et des clients dans les métiers techniques, consignes d’hygiène et d’appareils dans un cabinet, procès-verbaux et remises de fonction dans une association, documentation informatique du réseau, des serveurs et du traitement des pannes. ThurWiki est exploité sur notre propre infrastructure en Suisse, dans le centre de calcul de ThurData Sàrl en Thurgovie.
Le mieux est de le voir vous-même.
Nous mettons en place un wiki pour vous avec des pages d’exemple, et vous le parcourez pendant une semaine. Ou bien vous appelez, et nous vous l’expliquons au téléphone.